一、語言的特點

掌握應用文寫作語言的特點，即語言的信實性、針對性、規(guī)范化和專門化

作者運用語言的能力，主要體現(xiàn)在對各種文體語言的敏感和自覺把握、開拓上。應用文因其要交流業(yè)務、傳遞信息、宣傳政策、一探討問題，甚至需錄存憑證的實用要求，其語言必然具有一些自身的特點：

1、信實性

要使各種信息得到讀者的信任，其語言就應信實可靠，去偽存真，棄浮留實，不言過其實，在真實中獲得自己的生命。要做到語言的信實必須做到以下幾點：

（１）要掌握表述的分寸。在當用與不當用、偏高與偏低、偏大與偏小之間加以區(qū)分；事物的范圍、性質要描述和歸納得恰如其分。要求表述的含義清楚，詞語的內(nèi)涵、外延明確，一切會導致歧義、多義和似是而非的象征、隱喻等等都應在排除之列，以免引起誤解而致誤導。如"成績"與"成就"之分，"錯誤"與"缺點"之分，"大多數(shù)"與"絕大多數(shù)"的不同，"部分"與"大部分"的界限。

（２）表現(xiàn)要誠達。"誠"，就是要求有實實在在的內(nèi)容，不能空話連篇，言之無物；不能裝腔作勢，嘩眾取寵；"達"，就是要求語言能原原本本地把內(nèi)容表達清楚，忌浮言、假話。如介紹商品，性質、功能、售后服務、價格等都須實事求是，不吹噓、不護短，才能在感情上取得顧客的信任。那些"王婆賣瓜，自賣自夸"的花言巧語，那種動輒"領導世界新潮流"、"譽滿全球"的陳詞濫調(diào)只會失信于讀者，最終削弱商品的競爭力。

（３）數(shù)字要精確，字詞運用要恰當。借助極富科學性和說服力的數(shù)字，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題。但應慎重，不能混用。如數(shù)字發(fā)生變化時表達要清楚，"增加了多少"與"增加到多少"并不一樣；有關數(shù)字的詞語要概念明確，比如"以上"、"以下"、"不足"、"超過"、"小于"、"大于"的用法不應給讀者造成疑竇，如不要在"100公斤以上的"、"100公斤以下的"之后給讀者留下"100公斤的"該怎么辦的問號。

2、針對性

即看對象說話。許多應用文的語言，受客觀環(huán)境和政策法規(guī)的制約，都應看準表述對象，因人、因事、因時、因地而異，不可千篇一律。給領導看的，要求語言莊重，文字簡約；給群眾看的，則要求深入淺出，語言通俗；介紹一件商品，要注意具體的對象、環(huán)境、內(nèi)容和要求，做到隨機應變，以獲得最佳的傳播效果。針對性強，就能使文章有的放矢，有助于解決問題。

3、規(guī)范化和專門化

應用寫作的語言不同于其他寫作，以書面語言為主。尤其在某些文種中，如命令等，只能用書面語言而不能摻雜其他語體，并大量使用規(guī)范化、專門化的詞語。體現(xiàn)出以下特點：

（１）具有詞語的穩(wěn)定性與選擇性的統(tǒng)一。所謂詞語的穩(wěn)定性，是指某些固定的詞語相對穩(wěn)定地使用于某些應用文。如介紹信的開頭總以"茲有"開啟下文，許多公文的結尾都以"特此"收束全文。所謂詞語的選擇性大多數(shù)的應用文都有一套比較固定的規(guī)范性習慣用語，供人們在寫作時選用。這些習慣用語多用于應用文的標題、開頭、引文、過渡與結尾處。例如：開頭用語中的鑒于、為、為了、由于、遵照、按照、根據(jù)、隨著、茲有、奉、近來等；結尾用語中的本、為荷、為要、為盼、此令、此復、希即遵照執(zhí)行、希酌情辦理、現(xiàn)予公布。特此函達、以上報告，請審核、當否，請批示、以上妥否，請指示等。

（２）具有句法的穩(wěn)定性和靈活性的統(tǒng)一。所謂句法的穩(wěn)定性，是指某些類型的句子在應用文中占有很大的分量。如總結中要匯報情況，請示時要闡述原因，求職信中要作自我介紹等，主要使用陳述句。應用文在有所陳述的基礎上，往往要提要求，無論是上級對下級，還是下級對上級。如"以上通知，請遵照執(zhí)行"，"以上請求，望領導批準為荷"等等。所謂句法的靈活性，是指在穩(wěn)定性的基礎上，適當?shù)厍笮?、求變。靈活恰當?shù)剡x用句式，可使行文變化多姿，從而增強文章語言的表達效果，增強文章的外在美。例如，對事物下定義時宜用長單句、判斷句；敘述事物時宜用短句；發(fā)號施令時宜用短句、單句、主動句。總之，選用什么樣的句式，要根據(jù)表述內(nèi)容靈活掌握。

（３）力求簡潔，具有莊重感。應用文中，經(jīng)常使用一些文言詞語，如常用的有"經(jīng)、業(yè)經(jīng)、業(yè)已、茲、茲有、茲將、特、者、荷、取、于、而、則、為、為此、與之、依、逾、至、其、亦、以、尚、須、未、予、示、之……"，可增強文章的莊重感。

（４）用圖式替代語言文字。圖式包括圖、畫、符號、照片、表格、公式等。在應用文特別是科技應用文中大量使用，成為一種常見的輔助書面語言，從而形成應用文語言的又一大特色。